Chuyển đổi chuẩn mực chạm tới gần như mọi ứng dụng và mọi mối nối trong kiến trúc hệ thống, từ nơi dữ liệu sinh ra cho tới công cụ báo cáo ở đầu cuối. Bốn nhóm tác động: cần dữ liệu đầu vào mới mà hệ thống chưa từng thu thập; phải sửa sổ cái, hệ thống tài khoản và sổ phụ; phải dựng thêm bộ sổ song song để đáp ứng nhiều bộ chuẩn mực cùng lúc; và phải làm lại khuôn báo cáo cùng khả năng truy vấn vì yêu cầu thuyết minh rộng hơn nhiều. Việc bắt đầu được ngay hôm nay là lưu dữ liệu ở mức chi tiết đủ dùng, vì dữ liệu lịch sử không dựng lại được về sau.
Bốn tầng bị chạm tới
| Tầng | Thay đổi phải làm | Vì sao |
|---|---|---|
| Nơi dữ liệu sinh ra | Bổ sung trường dữ liệu vào chứng từ và danh mục; dữ liệu đang được ghi nhận, lưu trữ rồi đẩy vào hệ thống tài chính có thể thiếu thuộc tính cần thiết | Cách xử lý kế toán khác đi thì đầu vào cũng khác đi |
| Sổ cái và sổ phụ | Thiết kế lại sổ cái, hệ thống tài khoản, các sổ phụ và luồng dữ liệu giữa chúng | Chênh lệch trong cách xử lý kế toán kéo theo chênh lệch trong cấu trúc ghi nhận |
| Tầng chuyển đổi dữ liệu | Điều chỉnh cấu trúc bên gửi và bên nhận; làm lại quy trình kế toán, lập báo cáo, hợp nhất và đối chiếu | Tầng này hầu như chưa từng được thiết kế với chuẩn mực quốc tế trong đầu |
| Công cụ báo cáo | Sửa khuôn báo cáo ra bên ngoài; bổ sung khả năng truy vấn tuỳ biến cho các thuyết minh dạng phân tích độ nhạy và bảng biến động | Yêu cầu thuyết minh rộng hơn nhiều và cần dữ liệu chưa được chuẩn hoá trong mô hình hiện tại |
Ngoài bốn tầng trên còn hai việc nền: hệ thống quản trị dữ liệu cùng kho dữ liệu mô tả gồm từ điển dữ liệu, công cụ trích nạp và công cụ phân tích có thể phải chỉnh; và các giả định dùng trong tính toán phải được ghi lại kèm lập luận, vì giả định đổi giữa các kỳ tạo ra biến động lớn và phải giải trình được.
Thời gian và nguồn lực cho phần hệ thống thường lớn hơn dự kiến, và kế hoạch phải tính tới cả các yếu tố bên ngoài: quy định trong nước và quốc tế, việc hợp nhất số liệu của các công ty con, yêu cầu của sở giao dịch chứng khoán, và yêu cầu của kiểm toán độc lập. Cách làm hợp lý là chia thành các bước ngắn hạn được thiết kế sao cho dẫn tới một giải pháp dài hạn, thay vì coi đây là dự án làm một lần rồi thôi.
Bài toán hai bộ số liệu
Doanh nghiệp áp dụng chuẩn mực quốc tế vẫn phải giữ số liệu làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế theo pháp luật thuế, vì việc chọn chuẩn mực kế toán không làm thay đổi căn cứ và nguyên tắc xác định nghĩa vụ thuế. Thêm nữa, trong kỳ so sánh thì hai bộ số liệu phải cùng tồn tại. Có ba cách xử lý.
| Cách | Nội dung | Ưu | Nhược |
|---|---|---|---|
| Bảng tính ngoài sổ | Giữ nguyên sổ hiện tại, dựng bảng điều chỉnh bên ngoài để ra số liệu theo chuẩn mực mới | Bắt đầu nhanh, chi phí thấp ở giai đoạn đầu | Không kiểm soát được, khó kiểm toán, và đây chính là cái bẫy khiến bộ báo cáo năm đầu không duy trì nổi sang các năm sau |
| Nhiều bộ sổ trong cùng hệ thống | Dùng khả năng ghi nhiều sổ song song có sẵn ở các bản mới của hệ thống quản trị nguồn lực | Số liệu hai bên cùng sinh ra từ một nguồn nghiệp vụ, đối chiếu được tự động | Cần cấu hình kỹ và cần hệ thống hỗ trợ sẵn |
| Sổ điều chỉnh riêng | Giữ sổ chính theo quy định trong nước, mở thêm một sổ chỉ chứa các bút toán điều chỉnh sang chuẩn mực mới | Nhẹ hơn cách thứ hai, vẫn nằm trong hệ thống nên vẫn kiểm toán được | Phải kỷ luật trong việc phân loại bút toán nào vào sổ nào |
Cách thứ nhất nên dùng cho giai đoạn thử nghiệm và ước lượng tác động, chứ khó dùng lâu dài. Hai cách còn lại đều cho ra thứ cần thiết nhất: bảng đối chiếu giữa hai bộ số liệu, sinh ra tự động và cập nhật theo từng kỳ.
Hệ thống tài khoản: cơ hội đang mở
Chuẩn mực quốc tế không quy định thứ tự, khuôn hệ thống tài khoản hay mẫu báo cáo cố định. Trong khi đó hệ thống tài khoản của Việt Nam trước đây là bắt buộc, việc bổ sung hoặc sửa tài khoản cấp 1 và cấp 2 phải được chấp thuận. Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính 2026 đã nới chỗ này: doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ và sổ kế toán, tự mở thêm tài khoản chi tiết phục vụ quản trị nội bộ, và điều chỉnh biểu mẫu cùng cách phân loại cho phù hợp đặc thù.
Đây là dịp thiết kế lại hệ thống tài khoản một lần cho cả hai mục đích, thay vì sửa hai lần. Ba nguyên tắc khi thiết kế:
- Tách chiều phân tích ra khỏi số hiệu tài khoản. Khu vực, nhóm hàng, nhóm khách hàng, loại hợp đồng nên là các trường riêng gắn vào chứng từ, thay vì bị mã hoá vào đuôi tài khoản. Mã hoá vào tài khoản thì mỗi lần thêm một chiều là một lần đẻ ra hàng loạt tài khoản mới.
- Mở sẵn chỗ cho các khoản mục chuẩn mực mới sinh ra. Tài sản quyền sử dụng, nợ thuê, dự phòng theo mô hình tổn thất tín dụng dự kiến, chênh lệch đánh giá lại đều là khoản mục chưa có trong sổ hiện tại.
- Đánh dấu bút toán theo mục đích. Bút toán chỉ phục vụ chuẩn mực quốc tế, bút toán chỉ phục vụ quy định trong nước, và bút toán dùng chung nên phân biệt được ngay từ lúc ghi.
Chín trường dữ liệu phải lưu từ bây giờ
Đây là phần trả lời cho câu hỏi thực dụng nhất: hôm nay làm gì để mai đỡ khổ. Chín trường dưới đây phục vụ cho các chuẩn mực có tác động lớn nhất, và cả chín đều thuộc loại tích luỹ theo thời gian.
| # | Trường dữ liệu | Phục vụ chuẩn mực | Mất bao lâu để có nếu bắt đầu muộn |
|---|---|---|---|
| 1 | Công nợ chi tiết tới từng hoá đơn, từng lần thu, kèm ngày đến hạn theo hợp đồng | Mô hình tổn thất tín dụng dự kiến | Nhiều năm, vì cần lịch sử thu hồi thực tế |
| 2 | Phân loại khách hàng theo ngành, khu vực, kênh bán, hạn mức tín dụng | Chia nhóm rủi ro cho ma trận dự phòng; tách doanh thu khi thuyết minh | Gắn được ngay, nhưng lịch sử thì phải chờ |
| 3 | Nhóm hàng hoá và dịch vụ gắn vào danh mục | Tách doanh thu theo nhóm khi thuyết minh | Gắn được ngay |
| 4 | Loại hợp đồng và cách ghi nhận theo thời gian hay tại một thời điểm | Ghi nhận doanh thu và thuyết minh doanh thu | Cần rà hợp đồng mẫu trước |
| 5 | Hợp đồng thuê: thời hạn, điều khoản gia hạn và chấm dứt, lịch thanh toán, điều khoản tăng giá, quyền chọn mua | Đưa hợp đồng thuê lên bảng cân đối | Vài tháng kiểm kê, vì hồ sơ thường nằm ngoài phòng kế toán |
| 6 | Tài sản cố định theo từng thẻ: nguyên giá, hao mòn luỹ kế, bộ phận sử dụng | Kiểm tra tổn thất tài sản, gom về đơn vị tạo tiền | Rất lâu nếu sổ chỉ có số tổng hợp |
| 7 | Hàng tồn kho theo từng mã và từng kho | Giá trị thuần có thể thực hiện được, dựng lại số dư đầu kỳ | Lâu, và số liệu quá khứ không tạo lại được |
| 8 | Điều khoản hợp đồng tài chính: trả trước, gia hạn, chuyển đổi, cách xác định lãi suất | Phép thử dòng tiền hợp đồng để phân loại công cụ tài chính | Cần rà hợp đồng, làm được ngay |
| 9 | Nhật ký giả định và ước tính kèm lập luận | Mọi chuẩn mực có xét đoán: tỉ suất chiết khấu, thời hạn thuê, tỉ lệ mất vốn | Bắt đầu ghi từ hôm nay, vì không hồi tố được |
Trường số 9 hay bị bỏ qua nhất mà lại rẻ nhất. Mỗi lần ban lãnh đạo chốt một giả định, ghi lại con số, ngày chốt, căn cứ và người quyết. Tới kỳ kiểm toán hoặc kỳ giải trình thì đó là thứ duy nhất chứng minh được rằng con số không phải chọn tuỳ tiện.
Mười câu hỏi để kiểm tra phần mềm
Dùng khi xem demo hoặc khi rà lại hệ thống đang dùng. Mỗi câu nên được trả lời bằng thao tác trên màn hình thay vì bằng lời hứa.
| # | Câu hỏi | Cách kiểm |
|---|---|---|
| 1 | Có ghi được nhiều bộ sổ song song, hoặc một sổ điều chỉnh riêng, cho cùng một nghiệp vụ? | Nhập một bút toán rồi xem nó xuất hiện ở đâu trong từng bộ sổ |
| 2 | Công nợ lưu tới từng hoá đơn và từng lần thu chưa? | Mở sổ chi tiết một khách hàng có nhiều hoá đơn và nhiều lần thu một phần |
| 3 | Xuất được bảng tuổi nợ theo nhóm khách hàng tự định nghĩa? | Tạo một nhóm mới rồi chạy lại báo cáo |
| 4 | Có gắn được trường phân loại tuỳ ý vào danh mục và chứng từ? | Thêm một trường mới rồi lọc báo cáo theo trường đó |
| 5 | Tài sản cố định quản lý theo từng thẻ, gắn được bộ phận sử dụng? | In thẻ tài sản và lọc tài sản theo bộ phận |
| 6 | Hàng tồn kho theo từng mã và từng kho, đổi được phương pháp tính giá vốn? | Đổi phương pháp trên một mã rồi đối chiếu giá vốn |
| 7 | Lưu được hợp đồng kèm lịch thanh toán và ngày hiệu lực? | Tạo một hợp đồng thuê rồi xem lịch thanh toán sinh ra |
| 8 | Kết xuất dữ liệu thô ra tệp mở để chạy mô hình tính toán bên ngoài? | Kết xuất sổ chi tiết công nợ nhiều năm ra tệp bảng tính |
| 9 | Có nhật ký chỉnh sửa để biết ai sửa gì, lúc nào? | Sửa một chứng từ rồi mở nhật ký |
| 10 | Chạy song song nhiều chế độ kế toán cho nhiều công ty trong cùng một hệ thống? | Tạo hai công ty theo hai chế độ rồi xem báo cáo hai bên |
Câu số 8 quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Trong vài năm tới, phần lớn mô hình tính toán sẽ vẫn chạy bên ngoài phần mềm kế toán, nên khả năng đưa dữ liệu thô ra ngoài một cách sạch sẽ quyết định việc dựng mô hình mất một buổi hay mất một tháng.
Dữ liệu này dùng chung cho cả đường VFRS
Một câu hỏi hợp lý: chuẩn bị bây giờ mà sau này Việt Nam đi theo hệ chuẩn mực VFRS thay vì áp dụng thẳng chuẩn mực quốc tế thì có phí không. Câu trả lời là không, vì VFRS xây trên nền IFRS theo mô hình hội tụ có điều chỉnh, nên yêu cầu dữ liệu gần như trùng nhau. Theo lộ trình xây dựng VFRS, giai đoạn 2030 tới 2031 là giai đoạn áp dụng thử nghiệm, và doanh nghiệp nào bước vào giai đoạn đó với dữ liệu đã đủ chi tiết sẽ thử nghiệm được thật, thay vì loay hoay đi dựng lại số liệu quá khứ.
Chín trường ở bảng trên còn có giá trị ngay trong kỳ sổ hiện tại, độc lập với chuẩn mực: chúng phục vụ việc quản trị công nợ, quản trị hàng tồn kho và phân tích doanh thu. Đó là lý do nên coi việc này là chuẩn hoá dữ liệu chứ chưa cần gọi là dự án chuyển đổi.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi chuẩn mực ảnh hưởng tới những tầng nào của hệ thống?
Gần như mọi ứng dụng và mọi mối nối, từ nơi dữ liệu sinh ra tới công cụ báo cáo ở đầu cuối. Cụ thể: cần dữ liệu đầu vào mới; phải thiết kế lại sổ cái, hệ thống tài khoản và sổ phụ; phải chỉnh tầng chuyển đổi dữ liệu cùng quy trình hợp nhất và đối chiếu; phải làm lại khuôn báo cáo và bổ sung khả năng truy vấn tuỳ biến cho các thuyết minh mới.
Chạy song song hai bộ số liệu bằng cách nào?
Ba cách. Bảng tính ngoài sổ thì bắt đầu nhanh nhưng khó kiểm toán và không duy trì được lâu. Ghi nhiều bộ sổ song song trong cùng hệ thống thì hai bên cùng sinh ra từ một nguồn nghiệp vụ nên đối chiếu tự động được. Mở một sổ chỉ chứa bút toán điều chỉnh thì nhẹ hơn mà vẫn nằm trong hệ thống. Hai cách sau đều cho ra bảng đối chiếu sinh tự động, đó là thứ cần nhất.
Dữ liệu nào không thể tạo lại được về sau?
Dữ liệu lịch sử: lịch sử thu hồi công nợ theo từng hoá đơn và từng lần thu, hàng tồn kho theo từng mã và từng kho qua các kỳ, tài sản theo từng thẻ, và nhật ký các giả định đã chốt kèm lập luận. Loại dữ liệu này chỉ có được bằng cách tích luỹ theo thời gian thực, không rút ngắn được bằng cách tăng người.
Thiết kế hệ thống tài khoản nên theo nguyên tắc nào?
Tách chiều phân tích ra khỏi số hiệu tài khoản, để khu vực, nhóm hàng, nhóm khách hàng và loại hợp đồng là các trường riêng thay vì mã hoá vào đuôi tài khoản. Mở sẵn chỗ cho các khoản mục mà chuẩn mực mới sinh ra như tài sản quyền sử dụng và nợ thuê. Đánh dấu bút toán theo mục đích để phân biệt phần phục vụ chuẩn mực quốc tế, phần phục vụ quy định trong nước và phần dùng chung.
Thông tư 99/2025 có giúp gì cho việc này không?
Có. Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính 2026 cho doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ và sổ kế toán, tự mở thêm tài khoản chi tiết phục vụ quản trị nội bộ, và điều chỉnh biểu mẫu cùng cách phân loại cho phù hợp đặc thù. Đây là dịp thiết kế lại hệ thống tài khoản một lần cho cả hai mục đích, thay vì phải sửa hai lần.
Chuẩn bị dữ liệu bây giờ có phí không nếu Việt Nam đi theo VFRS?
Không phí. VFRS xây trên nền IFRS theo mô hình hội tụ có điều chỉnh nên yêu cầu dữ liệu gần như trùng nhau. Ngoài ra, các trường dữ liệu đó có giá trị ngay trong kỳ sổ hiện tại vì chúng phục vụ quản trị công nợ, quản trị hàng tồn kho và phân tích doanh thu, độc lập với việc áp dụng chuẩn mực nào.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực 01/01/2026
- Thông tư 118/2026/TT-BTC ngày 18/8/2026 hướng dẫn đối tượng, phạm vi và thể thức áp dụng chuẩn mực quốc tế về kế toán, hiệu lực 01/01/2027
- IFRS 9 Financial Instruments, IFRS 15 Revenue from Contracts with Customers, IFRS 16 Leases, IAS 36 Impairment of Assets
- Quyết định 345/QĐ-BTC ngày 16/3/2020 phê duyệt Đề án áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính tại Việt Nam
Chuẩn hoá dữ liệu ngay trong kỳ sổ hiện tại
Chín trường dữ liệu ở trên đều lưu được ngay từ nghiệp vụ hằng ngày trên Phần mềm Kế toán VFRS: công nợ theo từng đối tượng và từng hoá đơn, hàng tồn kho theo từng mã và từng kho, tài sản cố định theo từng thẻ, kèm trường phân loại tự đặt.
Để lại một bình luận