AI hiện đã làm tốt phần đọc: bóc số hoá đơn, ngày, mã số thuế, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế từ hoá đơn PDF hay ảnh chụp, và phát hiện tờ đã nhập trùng. Phần định khoản thì AI làm được ở mức đề xuất bút toán nháp cho các nghiệp vụ lặp lại và có dấu hiệu rõ trên nội dung hoá đơn (tiền điện, tiền nước, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, cước vận chuyển…). Còn những khoản phụ thuộc vào bản chất giao dịch, chẳng hạn chi phí có được trừ hay không, khoản nào vốn hoá, khoản nào phân bổ mấy kỳ, thì vẫn phải do kế toán quyết, vì chữ trên hoá đơn không nói lên điều đó. Nguyên tắc vận hành đúng là: máy làm phần gõ, người giữ phần quyết.
Nhập liệu chiếm chỗ nào trong công việc kế toán dịch vụ
Nếu chia công việc làm sổ thành ba nhóm gồm thu thập chứng từ, gõ vào phần mềm và soát, quyết định, thì hai nhóm đầu là việc lặp lại, không tạo ra chuyên môn, và tăng tuyến tính theo số bộ sổ. Nhóm thứ ba mới là thứ khách hàng thực sự trả tiền cho bạn.
Đây là lý do tự động hoá nhập liệu quan trọng với văn phòng dịch vụ hơn hẳn với doanh nghiệp đơn lẻ: cắt được thời gian ở nhóm một và hai nghĩa là ôm thêm bộ sổ mà không thêm người. Còn với doanh nghiệp đơn lẻ, tiết kiệm đó chỉ đổi thành thời gian rảnh.
Bốn việc AI làm tốt trên hoá đơn
1. Bóc tách thông tin từ hoá đơn giấy và ảnh chụp
Hoá đơn giấy, hoá đơn scan, ảnh chụp bằng điện thoại: hệ thống đọc ra số hoá đơn, ký hiệu, ngày, tên và mã số thuế người bán, nội dung hàng hoá dịch vụ, tiền hàng, thuế suất và tiền thuế. Phần mềm nào cũng nói mình “đọc được”, nên chỗ đáng để kiểm là đọc được trên ảnh chụp nghiêng, thiếu sáng, có nếp gấp, tức là điều kiện thực tế khi khách hàng chụp gửi.
2. Chống nhập trùng
Cùng một tờ hoá đơn thường về theo hai đường: khách gửi ảnh và cổng thuế đồng bộ. Hệ thống đối chiếu theo bộ khoá số hoá đơn, ký hiệu, mã số thuế người bán và ngày để nhận ra tờ đã có, thay vì tạo bản ghi thứ hai. Đây là chỗ nhàm chán nhưng cứu được rất nhiều giờ soát cuối tháng.
3. Nhận diện chứng từ thuộc công ty nào
Với văn phòng làm sổ cho nhiều khách, một ảnh hoá đơn gửi vào phải được xếp đúng bộ sổ. Hệ thống căn cứ mã số thuế người mua trên hoá đơn và nguồn gửi để tự phân loại, thay vì bắt kế toán chọn tay từng tờ.
4. Đề xuất bút toán cho nghiệp vụ có dấu hiệu rõ
Với các khoản chi lặp lại hằng tháng, nội dung trên hoá đơn đã đủ để suy ra tài khoản hợp lý: tiền điện, tiền nước, viễn thông, thuê mặt bằng, văn phòng phẩm, phí ngân hàng, lãi tiền vay, bảo hiểm tài sản, quảng cáo. AI đề xuất bút toán theo đúng chế độ kế toán của công ty đó, kế toán chỉ soát và duyệt.
Bốn chỗ AI hay sai, và đều sai rất trôi chảy
Điểm nguy hiểm của AI nằm ở chỗ lúc sai nó vẫn giữ nguyên giọng điệu tự tin y hệt lúc đúng. Với bốn nhóm dưới đây, đừng duyệt bút toán nào mà chưa mở tờ gốc ra so.
| Chỗ dễ sai | Ví dụ | Vì sao máy không tự quyết được |
|---|---|---|
| Chi phí hay tài sản | Mua máy tính xách tay, mua phần mềm bản quyền | Phụ thuộc ngưỡng ghi nhận tài sản cố định và ý định sử dụng, không nằm trên tờ hoá đơn |
| Chi phí bán hàng hay chi phí quản lý hay giá thành | Cước vận chuyển, xăng dầu, sửa chữa | Phụ thuộc loại hình hoạt động và bộ phận sử dụng |
| Có được trừ khi tính thuế hay không | Chi tiền mặt vượt ngưỡng, chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh | Là kết luận pháp lý về bản chất khoản chi, đọc chữ trên hoá đơn không ra được |
| Phân bổ mấy kỳ | Bảo hiểm trả trước, tiền thuê trả một lần nhiều năm | Phụ thuộc hợp đồng và chính sách kế toán của doanh nghiệp |
Quy trình kiểm bốn bước trước khi ghi sổ
Đây là quy trình rút gọn từ cách làm được dạy trong khoá học AI Thực Chiến Cho Kế Toán, áp dụng được cho mọi công cụ AI, không riêng phần mềm nào:
- Đối chiếu số tổng. Tổng tiền hàng cộng tổng thuế phải bằng tổng thanh toán trên tờ hoá đơn; tổng bảng kê phải khớp với tổng phát sinh trên sổ. Số tổng lệch là dấu hiệu có tờ đọc sót hoặc đọc nhân đôi.
- Dò tay ba dòng ngẫu nhiên. Đừng dò dòng đầu và dòng cuối, vì đó là hai dòng dễ đúng nhất. Chọn ngẫu nhiên ba dòng giữa và mở tờ gốc ra so.
- Soi riêng nhóm bút toán bất thường. Lọc các bút toán có giá trị lớn bất thường, tài khoản hiếm khi xuất hiện, hoặc nội dung không thuộc nhóm chi phí quen thuộc của doanh nghiệp.
- Tra lại mọi căn cứ pháp lý được nêu. Nếu công cụ viện dẫn một điều khoản, hãy mở chính văn ra xem. Các mô hình ngôn ngữ bịa số hiệu điều khoản rất tự nhiên. Tra tại chedo.ketoanthue.net mất ba mươi giây và tránh được một tranh luận rất tốn thời gian về sau.
VFRS xử lý dòng chứng từ như thế nào
Trong Phần mềm Kế toán VFRS, hoá đơn về sổ theo ba đường, và cả ba đều dừng lại ở trạng thái nháp chờ duyệt, không đường nào tự ghi thẳng vào sổ:
- Từ cổng thuế. Hoá đơn điện tử đầu vào và đầu ra tự đồng bộ, được đề xuất sẵn bút toán theo chế độ kế toán của từng công ty khách.
- Kéo thả tại chỗ. Hoá đơn giấy chụp hoặc scan, thả PDF/ảnh vào là hệ thống bóc tách và tự chống nhập trùng.
- Khách gửi thẳng khi phát sinh. Doanh nghiệp khách chụp gửi qua Telegram hoặc hộp thư điện tử, hệ thống tiếp nhận liền tay, nhận diện thuộc công ty nào và soạn trước bút toán nháp. Kế toán khỏi phải chờ gom chứng từ cuối tháng, cũng đỡ lo sót tờ nào.
Sau khi bút toán được duyệt, phần việc lặp còn lại cũng do máy làm: sao kê ngân hàng nạp vào tự khớp với hoá đơn và công nợ từng khách, chỉ khoản lệch mới cần người xem; kết chuyển, khấu hao, tính giá vốn cuối kỳ chạy tự động; hệ thống cảnh báo sớm các trường hợp dễ sai như chi tiền mặt vượt ngưỡng được khấu trừ.
Một điểm nên đòi hỏi ở mọi trợ lý AI trong nghề kế toán
Trợ lý căn cứ pháp lý tích hợp trong VFRS trả lời kèm chính văn điều khoản, và khi không tìm được căn cứ thì nói rõ là chưa tìm thấy. Khả năng từ chối trả lời quan trọng ngang khả năng trả lời, bởi trong nghề này, một câu trả lời sai được trình bày đẹp còn tệ hơn im lặng.
Cách đo xem AI có thực sự tiết kiệm thời gian không
Đừng đo bằng cảm giác. Ba chỉ số dưới đây đo được và nói lên đúng vấn đề:
- Tỉ lệ đề xuất định khoản được giữ nguyên. Trong 100 bút toán AI đề xuất, bao nhiêu bút toán kế toán duyệt mà không sửa gì. Đây là chỉ số trung thực nhất về chất lượng gợi ý.
- Số phút xử lý một bộ sổ tháng. Đo cùng một khách, cùng một người làm, trước và sau khi dùng công cụ.
- Số bộ sổ một người ôm nổi mà vẫn đóng sổ đúng hạn. Chỉ số cuối cùng quy đổi thẳng ra doanh thu của văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
AI có thay thế kế toán không?
Không. AI làm nhanh phần tay chân: gõ lại, dò khớp, sắp xếp, tóm tắt. Nó không quyết định được một khoản chi có hợp lý hợp lệ hay không, không chọn được cách hạch toán khi chuẩn mực cho phép nhiều cách, không giải trình trước cơ quan thuế và không ký vào báo cáo tài chính. Thứ AI thay đổi là tỷ lệ thời gian giữa việc tay chân và việc phán đoán.
AI bóc hoá đơn chính xác bao nhiêu phần trăm?
Con số này phụ thuộc chất lượng ảnh và mẫu hoá đơn, nên bất kỳ ai đưa ra một tỉ lệ tuyệt đối đều nên bị hỏi lại là đo trên tập dữ liệu nào. Cách kiểm đáng tin là tự đo trên chính chứng từ của mình: lấy 50 tờ hoá đơn thật, chạy qua hệ thống, đếm số trường phải sửa tay.
Bút toán do AI đề xuất có tự ghi vào sổ không?
Trong VFRS thì không. Mọi đề xuất dừng ở trạng thái nháp chờ kế toán duyệt. Đây là lựa chọn thiết kế có chủ ý: người chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế phải là người bấm nút cuối cùng.
Gửi hoá đơn qua Telegram hay email có an toàn không?
Mọi tệp gửi vào hệ thống đều được kiểm tra bản chất thật thay vì tin vào phần đuôi tên, nên tệp nguy hiểm trá hình chứng từ bị giữ lại từ vòng ngoài. Dữ liệu từng công ty nằm ở kho riêng, truy cập qua kết nối mã hoá, nhân viên chỉ thấy công ty được phân công.
Muốn học cách dùng AI cho các việc kế toán khác thì học ở đâu?
Khoá AI Thực Chiến Cho Kế Toán dạy đúng phần quy trình kiểm chứng nói trong bài này, cùng với đối chiếu công nợ, bóc sổ phụ ngân hàng, soát bút toán bất thường và dựng báo cáo quản trị.
Thử trên chính hoá đơn của bạn
Cách đo đáng tin nhất là lấy 50 tờ hoá đơn thật chạy qua hệ thống rồi đếm số trường phải sửa tay. Đăng ký dùng thử ở app.vfrs.vn, hoặc gọi 0931 009 677.
Để lại một bình luận